为方便各位同学了解档案寄送的相关信息，对于研究生毕业后档案寄送过程中的各种问题，包括申请时间、申请方式、系统提交材料、档案寄送状态等，特做如下说明。

请所有毕业生仔细查阅以下信息，按照要求进行操作，以避免因个人疏忽导致档案退回或延迟寄送等问题。

档案相关紧急事务，请电话联系 021-64252739 杨晓华老师，或到实验1楼105室现场咨询。

1. 申请寄送

【何时申请？】

毕业后到外地工作的同学，在拿到学位后，跟工作单位或人才交流中心确认两个问题（1. 是否可以接收档案；2. 寄送单位、地址、收件人及其联系方式）；确认后再进行申请。

毕业后留沪的同学，在拿到学位后，跟工作单位或人才交流中心确认两个问题（1. 是否可以接收档案；2. 寄送单位、地址、收件人及其联系方式）；确认上述信息，并在完成落户后，再进行申请。

上海本地人在拿到学位后，确认寄送地址，直接申请寄送。

如何申请？

员工申请邮寄档案操作流程，进入研究生院主页→研究生管理系统→登录→申请档案寄送（特别注意：“档案邮寄地址”务必填写正确）。

关于研究生综合管理系统密码找回指引 https://gschool.ecust.edu.cn/2022/0831/c12753a148016/page.htm

2. 附件说明

【附件提交须知】

所有需要提交的附件以调档单位或档案接收单位的反馈为准。务必确认的附件：身份证、户籍复印件、调档函。

附件提交方式：请在研究生系统申请寄送档案的时候，将个人的身份证 & 户籍个人信息页 的扫描件作为附件上传；并注意保证附件（pdf格式）有“高清晰度”。

【身份证、户籍页的复印件】

非上海本地人，且档案寄送地址或单位在上海，必须提供身份证 & 户籍复印件；

上海本地人，且档案寄送地址或单位在上海，一般不要求 提供身份证 & 户籍复印件；

非上海本地人，且档案寄回至户籍地，一般不要求 提供身份证 & 户籍复印件。

非上海本地人，且档案寄回至非户籍地（非上海），一般不要求 提供身份证 & 户籍复印件。请跟接收单位或人才中心确认。

【调档函】

请与接收单位（人才中心或其他地址）或调档单位确认，如需要申请人提供，则以附件形式提交系统或纸质材料送至实验1楼105-杨晓华。

3. 退回修改说明

如研究生档案寄送申请在系统被退回，可能为以下几种情况。请根据具体情况，重新在系统上传。

附件清晰度不够 ；

附件不全；

附件无法下载；

寄送地址不详，必须填写清楚所在 “省份-城市”，否则不予寄送。

4. 档案寄送信息及状态查询

毕业生群消息：学院档案每寄送出一批次，均会在毕业生群里发布员工姓名及寄出档案快递单号，请大家关注群内信息；

研究生系统：档案寄出后，状态修改为“学院审核通过”，可查看快递单号和寄出批次。

5. 档案内材料说明

必须包含的材料：研究生录取登记表，毕业登记表，入学体检表，政审表，学位审批书。（除个别员工存在延迟申请学位或其他特殊情况，会缺部分材料）

非必须材料：其他如奖惩材料、入党材料、教资材料等根据个人情况而定，会原封不动随档案寄出。

6. 档案相关事务联系须知

日常事务如查档、材料归档等事宜，请填报在线表格 【腾讯文档】材院档案办理事宜登记2023

https://docs.qq.com/sheet/DSEhpcFBwdWhRZkxX

一周内需处理的特殊紧急事务，请填报在线表格 【腾讯文档】申请紧急档案处理-信息登记 

https://docs.qq.com/sheet/DSFFta21IYVduZ1J3